Le dossier est dit "actif" au moment de l'attribution du mandat par le client à l'avocat et de son acceptation jusqu'au paiement de la note d'honoraires finale. Le client dit "actuel" est celui qui a un au moins un dossier actif.
Traduction anglaise :
Actif, actuel : active, outgooing
Définition et traduction fournies par Mme Véronique Beaulieu, technicienne juridique, auteure du Guide de gestion de la pratique privée et présidente de L'Alternative, Gestion juridique inc.
Commentaires de Véronique Beaulieu
La signature d'une convention d'honoraires n'est pas obligatoire mais recommandée. Idéalement, lors de la rencontre initiale, il faut dater et faire signer la convention d'honoraires et procéder par la suite à l'ouverture du dossier au même jour.
En matière de conflit d'intérêts, le simple échange d'informations entre le client et l'avocat pouvant ou non mener à un mandat est suffisant pour créer le lien "avocat-client", en vertu duquel l'avocat a, envers son client, le devoir d'intégrité, de compétence, de loyauté, de confidentialité, de désintéressement, de diligence et de prudence. Dans l'évaluation d'une situation de conflit d'intérêts, dès que ce lien existe, il y a présomption d'échange d'informations confidentielles.
Le mandat peut être retiré par le client en tout temps ou l'avocat peut y mettre fin en cessant d'occuper. Le dossier demeurera cependant "actif" au sens des règles de pratique jusqu'au moment du paiement du compte d'honoraires final ou lors de la radiation dudit compte.
Références à la législation
Règlement sur la comptabilité et les nomes d'exercice professionnel des avocats, RLRQ c. B-1, r. 5
Art. 1, al. 1, 60 – Définition de « dossier »
Art. 9 – Tenue d'une liste de dossiers
Art. 11 – Ouverture d'un dossier
Art. 13 – Informations à concilier dans un dossier
Art. 15 – Système de classement des dossiers
Art. 16 – Classement physique et électronique du contenu d'un dossier
Art. 18 – Lieu de conservation des dossiers et définition d'un dossier « actif »
Code de déontologie des avocats, RLRQ, c. B-1, r. 3.1
Art. 3, al. 1, 3e Définition de « mandat » pour l'application du Code de déontologie
Jurisprudence
Boulad c. 2108805 Ontario Inc., 2011 QCCS 2205 et Succession MacDonald c. Martin, 1990 3 R.C.S. 1235 sur la "naissance du lien' de confiance entre l'avocat et le client.
Référence au Guide de gestion de la pratique privée
Section 9 (pages 37 et suiv.) Étapes de l'ouverture d'un dossier
Référence à L'Alternative
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