Au sens du Règlement sur la comptabilité et les nomes d'exercice professionnel des avocats, votre comptabilité en fidéicommis est l'ensemble des journaux, registres et rapports (caisse recette-débours, cartes-clients, rapport comptable mensuel et rapport comptable annuel) contenant le détail de toutes les transactions financières reliées au compte en fidéicommis. Elle est distincte de la comptabilité d'administration générale et de la comptabilité personnelle de l'avocat.
Registre obligatoire de la caisse recette-débours : toutes les transactions d'un compte en fidéicommis en ordre chronologique.
Cartes-client : toutes les transactions d'un compte en fidéicommis en ordre chronologique mais pour un seul dossier/client.
Rapport comptable mensuel : comparatif entre votre caisse recette-débours et votre relevé bancaire à compléter à la fin d'un mois.
Rapport comptable annuel : comparatif entre la caisse recette-débours et votre relevé bancaire lors de la fermeture de l'année calendrier.
Traduction anglaise :
Comptabilité en fidéicommis : general trust acocunt
Définition et traduction fournies par Mme Véronique Beaulieu, technicienne juridique, auteure du Guide de gestion de la pratique privée et présidente de L'Alternative, Gestion juridique inc.
Commentaires de Véronique Beaulieu
La comptabilité en fidéicommis doit respecter les exigences de la réglementation :
- Voir à la protection de la confidentialité et de la sécurité des données (protéger ses informations en tout temps).
- Doit être tenue à jour (lors de chaque transaction, faire les entrées dans les différents registres).
- Doit doit accessible (pouvoir consulter vos registres en tout temps).
- Tenue de façon lisible et de façon permanente (éviter le crayon de plomb si vous tenez des registres papier).
- Si vous utilisez un logiciel ou des grilles Excel, vous devez pouvoir imprimer ou fournir les rapports obligatoires (attention aux produits non spécialisés pour les avocats québécois, la fidéicommis est parfois non conforme ou inexistante).
- Tous les journaux et registres doivent être conservés pour une période de 7 ans après la fermeture du dossier.
- Les rapports comptables mensuels, les pièces justificatives des paiements reçus en fidéicommis et toutes les pièces justificatives des transactions doivent être conservés pour une période de 7 ans après la fin de l'exercice financier.
- Si vous avez plusieurs comptes en fidéicommis (général ou particulier), les journaux ou registres des transactions doivent être tenus séparément.
- S'assurer que les informations entrées dans les journaux ou registres ou dans votre logiciel vous permettent de respecter les éléments demandés aux articles 38 et 39 du Règlement.
Attention
Les journaux et registres mentionnés ne sont pas l'équivalent de votre relevé bancaire et celui-ci n'est pas suffisant pour compter comme un registre obligatoire.
Le relevé bancaire vous informe sur ce qui se passe dans le compte de banque, tandis que les journaux comptables tiennent l'information sur les transactions qui se passent entre vos mains.
Exemple :
Vous recevez un chèque par la poste le 25 février 2020 (entré dans les registres). Vous le déposez à la banque le 2 mars (il apparaîtra sur le relevé bancaire). À la fin du mois, le rapport comptable mensuel vous demandera de concilier les deux transactions. Il vous permettra de vous assurer que toutes les transactions effectuées en mains propres apparaissent sur le relevé bancaire. Entre autres, si vous émettez un chèque de remboursement à un client, vous devrez valider si l'argent a été retiré du compte bancaire.
Il est hautement susceptible que le Barreau vous demande de produire un rapport comptable annuel avec la copie du relevé bancaire de décembre. De là l'utilité de faire les conciliations mensuelles au fur et à mesure.
Voici quelques conseils :
- Votre compte en fidéicommis doit balancer en tout temps.
- Chacune des transactions dans le compte doit pouvoir être reliée à un dossier/client.
- Vous pouvez laisser un montant de 100 $ dans le compte pour les frais bancaires et les imprévus. Créez une carte-client pour cette somme et effectuez le suivi.
- Vous devez pouvoir en tout temps savoir à qui appartiennent les sommes restantes dans le compte et la proportion. Si ce n'est pas le cas, ne laissez pas traîner les erreurs. Faites votre conciliation maintenant!
Références à la législation
Règlement sur la comptabilité et les nomes d'exercice professionnel des avocats, RLRQ c. B-1, r. 5
Art. 28 – Tenue de la comptabilité
Art. 30 – Format de la comptabilité
Art. 31 – Conservation des documents comptables
Art. 35 à 37 – Articles généraux sur la comptabilité en fidéicommis
Art. 38 – Contenu du journal de caisse recette-débours
Art. 47 à 61 – Règles quant à l'argent détenu en fidéicommis
Code de déontologie des avocats, RLRQ, c. B-1, r. 3.1
Art. 94 Conservation en fidéicommis
Art. 96 Retrait des sommes en fidéicommis
Art. 96 Rendre compte des sommes et des biens détenus en fidéicommis
Référence au Guide de gestion de la pratique privée
Section 11 (pages 73 et suiv.) La comptabilité en fidéicommis
Référence à L'Alternative
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