Au sens du Règlement sur la comptabilité et les nomes d'exercice professionnel des avocats, votre comptabilité d'administration générale représente la tenue de toutes les transactions financières reliées à la pratique de l'avocat, en ordre chronologique. Elle doit être distincte de la comptabilité en fidéicommis et de la comptabilité personnelle.
Cette comptabilité se manifeste par la tenue d'un journal de caisse recette-débours, contenant l'information sur :
- Dépenses reliées à la gestion de l'entreprise (fournitures, frais de bureau, loyers, etc.)
- Dépenses (judiciaires et extrajudiciaires) qui seront facturées aux clients
- Revenus provenant du paiement des notes d'honoraires (paiements reçus des clients ou transférés de le compte en fidéicommis, revenus d'aide juridique, etc.)
- Autres transactions financières (frais bancaires, paiements aux agences du revenu, payes et déductions à la source, etc.)
Traduction anglaise :
Comptabilité d'administration générale : general administration account
Définition et traduction fournies par Mme Véronique Beaulieu, technicienne juridique, auteure du Guide de gestion de la pratique privée et présidente de L'Alternative, Gestion juridique inc.
Commentaires de Véronique Beaulieu
La signature d'une convention d'honoraires n'est pas obligatoire mais recommandée. Idéalement, lors de la rencontre initiale, il faut dater et faire signer la convention d'honoraires et procéder par la suite à l'ouverture du dossier au même jour.
En matière de conflit d'intérêts, le simple échange d'informations entre le client et l'avocat pouvant ou non mener à un mandat est suffisant pour créer le lien "avocat-client", en vertu duquel l'avocat a, envers son client, le devoir d'intégrité, de compétence, de loyauté, de confidentialité, de désintéressement, de diligence et de prudence. Dans l'évaluation d'une situation de conflit d'intérêts, dès que ce lien existe, il y a présomption d'échange d'informations confidentielles.
Le mandat peut être retiré par le client en tout temps ou l'avocat peut y mettre fin en cessant d'occuper. Le dossier demeurera cependant "actif" au sens des règles de pratique jusqu'au moment du paiement du compte d'honoraires final ou lors de la radiation dudit compte.
Références à la législation
Règlement sur la comptabilité et les nomes d'exercice professionnel des avocats, RLRQ c. B-1, r. 5
Art. 28 – Tenue de la comptabilité
Art. 30 – Format de la comptabilité
Art. 31 – Conservation des documents comptables
Art. 34 – Contenu du journal de caisse recette-débours
Références au Guide de gestion de la pratique privée
Section 4 A (page 14) L'ouverture du compte bancaire
Section 12 (pages 91 et suiv.) La comptabilité d'administration générale
Référence à L'Alternative
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