Le Lexique juridique annoté

Par Julie Tondreau

Journal de caisse recette-débours

Registre chronologique de l'ensemble des transactions financières de la comptabilité d'administration générale ou de la comptabilité en fidéicommis. Sa tenue est obligatoire selon le Règlement sur la comptabilité et les nomes d'exercice professionnel des avocats.

 

Traduction anglaise :

Journal de caisse recette-débours : receips and disbursments registry

 

Définition et traduction fournies par Mme Véronique Beaulieu, technicienne juridique, auteure du Guide de gestion de la pratique privée et présidente de L'Alternative, Gestion juridique inc. 


Commentaires de Véronique Beaulieu 

Le registre peut prendre la forme de votre choix (logiciel, plateforme, grille Excel, etc.) à condition d'inclure les informations obligatoires selon le Règlement (art. 34 et 38).

Le registre de la comptabilité d'administration générale doit contenir l'information sur les entrées et sorties de toute somme d'argent, et ce, sans égard au mode de paiement (compte bancaire, argent comptant, carte de crédit, chèque, etc.). Il est conseillé, si vous utilisez un tableau Excel, d'ajouter une colonne pour indiquer le mode de paiement ou le compte bancaire.

Le registre de la comptabilité en fidéicommis doit également y contenir l'information sur les entrées et sorties en fidéicommis, mais un seul registre doit être tenu par compte bancaire en fidéicommis. Si vous avez des comptes particuliers, vous devez tenir un registre séparé.

En cas d'inspection comptable, votre relevé bancaire n'est pas suffisant. Celui-ci démontre uniquement l'activité dans le compte bancaire alors que ce registre présente les informations sur les transactions passées en mains propres.

Par exemple :

Si vous émettez un chèque en date d'aujourd'hui et que le récipiendaire l'encaisse uniquement dans 3 jours, votre registre devra contenir les informations sur l'émission du chèque d'aujourd'hui et non sur l'encaissement.

Voici les informations à conserver sur chacune des transactions :

Pour la réception :

  • La date où vous avez reçu l'argent (et non la date de dépôt au compte bancaire).
  • Le montant reçu.
  • Le nom de la personne qui vous a donné l'argent.
  • Le nom de la personne pour qui vous avez reçu l'argent.
  • Le numéro de référence à votre dossier/client (si c'est lié à un dossier, indiquer lequel).
  • L'objet pour lequel l'argent vous a été remis (ex: paiement d'honoraires).
  • Une indication selon laquelle vous avez reçu l'argent en espèces (comptant).
  • Pour le registre en fidéicommis, vous devez également voir le solde des sommes restantes après chaque transaction.

Pour le retrait:

  • La date où vous avez retiré l'argent (et non la date de retrait au compte bancaire).
  • Le montant retiré.
  • Le nom de la personne à qui vous avez remis l'argent (à qui vous faites le paiement).
  • Le nom de la personne pour qui vous avez fait le retrait (pour le dossier d'un client? Pour payer un fournisseur?).
  • Le numéro de référence à votre dossier/client (si c'est lié à un dossier, indiquer lequel).
  • L'objet pour lequel l'argent a été retiré (exemple : paiement d'un timbre judiciaire).
  • Une indication selon laquelle vous avez retiré l'argent en espèces (comptant).
  • Pour le registre en fidéicommis, vous devez également voir le solde des sommes restantes après chaque transaction.

Lors de la réception de votre relevé bancaire, l'opération de vérification des transactions entre le registre et le relevé s'appelle la "conciliation". Vous devez valider que chacune des transactions du compte bancaire est présente dans vos registres. Certain logiciels ou plateformes vous permettent de faire cette vérification automatiquement.

 

Références à la législation

Règlement sur la comptabilité et les nomes d'exercice professionnel des avocats, RLRQ c. B-1, r. 5

Art. 34 – Contenu du journal de caisse recette-débours de la comptabilité d’administration générale

Art. 38 – Contenu du journal de caisse recette-débours en fidéicommis

 

Références au Guide de gestion de la pratique privée

Section 11 E (page 80) La caisse recette-débours en fidéicommis

Section 12 C (page 93) La caisse recette-débours d’administration générale

 

Référence à L'Alternative

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