Toute somme reçue d'un client ou d'un tiers et qui sera affectée selon ses instructions. Les sommes peuvent, entre autres, avoir été remises à l'avocat en vue du paiement de ses honoraires et des débours.
Traduction anglaise :
Argent en fidéicommis : money in trust
Définition et traduction fournies par Mme Véronique Beaulieu, technicienne juridique, auteure du Guide de gestion de la pratique privée et présidente de L'Alternative, Gestion juridique inc.
Commentaires de Véronique Beaulieu
La définition Règlement sur la comptabilité et les nomes d'exercice professionnel des avocats nous informe sur un élément essentiel pour comprendre l'utilité de la fidéicommis : si les services n'ont pas encore été rendus, l'avocat ne peut déposer les sommes reçues par son client (ou un tiers) dans son compte d'administration générale, il doit les déposer dans son compte en fidéicommis. Il en va de même pour les débours qui n'ont pas encore été engagés.
L'émission d'une note d'honoraires n'est pas suffisante : les services doivent avoir été rendus et les débours engagés. Pour les débours, il est permis de les payer directement à partir du compte en fidéicommis. Il est cependant préférable, lorsque cela est possible, de payer chaque débours à partir de votre comptabilité d'administration générale, de le saisir sur votre note d'honoraires et de payer la note d'honoraires à partir du compte en fidéicommis. Les sommes reçues pour des services ayant été exécutés et dont la facture a été transmise a client ne doivent pas être déposées en fidéicommis.
Il est permis à l'avocat de déposer un montant de 100 $ pour couvrir les frais bancaires prélevés par erreur dans le compte. Il sera utile de créer une fiche-client, au nom de l'avocat, afin de suivre toutes les transactions reliées à cette somme.
Une distinction importante doit être faite entre votre compte bancaire et le relevé qui vous est donné par la banque, ainsi que les différents registres obligatoires du Barreau (carte-client, caisse recette-débours, conciliation mensuelle et annuelle).
Les registres du Barreau vous demandent de noter les transactions qui passent entre vos mains :
- Votre client vous remet de l'argent comptant
- Vous recevez un chèque en mains propre ou par la poste
- Vous émettez un chèque à partir de votre chéquier
- Vous faites un virement ou acceptez un virement électronique
- etc.
Tandis que le relevé bancaire vous donne l'information sur les transactions qui passent dans le compte bancaire :
- L'argent comptant a été déposé au compte bancaire
- Le chèque est déposé et encaissé dans le compte bancaire
- Le récipiendaire de votre chèque l'a encaissé
- Le virement a été déposé ou retiré de votre compte
- etc.
La conciliation mensuelle et annuelle vous permettra de comparer les registres que vous avez tenus (carte-client et caisse recette-débours) avec votre compte bancaire, afin de valider que chaque transaction a été annotée.
Par exemple, si vous avez émis un chèque en date d'aujourd'hui pour le paiement d'une signification, vous devez noter l'émission du chèque dans votre caisse recette-débours et votre carte-client. Lorsque le chèque sera encaissé par l'huissier, vous devriez voir la transaction sur le relevé bancaire. À la fin du mois, vous devez concilier vos registres et le relevé bancaire.
Vous devriez être en mesure de déterminer, à tout moment, à qui appartiennent les sommes restantes dans votre compte en fidéicommis et dans quelle proportion.
Référence à la législation
Règlement sur la comptabilité et les nomes d'exercice professionnel des avocats, RLRQ c. B-1, r. 5
Art. 1, al. 1, 20 – Définition d'« argent en fidéicommis »
Référence au Guide de gestion de la pratique privée
Section 4 B (page 15) Ouverture du compte en fidéicommis
Section 11 (page 73) Comptabilité en fidéicommis
Référence à L'Alternative
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