Un dossier fermé est celui dans lequel l'avocat ne cherche plus à recouvrir d'honoraires et n'a plus le mandat d'agir pour son client.
Traduction anglaise :
Dossier fermé : closed file
Définition et traduction fournies par Mme Véronique Beaulieu, technicienne juridique, auteure du Guide de gestion de la pratique privée et présidente de L'Alternative, Gestion juridique inc.
Commentaires de Véronique Beaulieu
Pour fermer un dossier, certaines conditions doivent être remplies :
- Le mandat doit être terminé (par son exécution, suite au retrait par le client ou si l'avocat cesse d'occuper).
- L'avocat ne doit plus faire de démarches pour obtenir le paiement d'honoraires (les honoraires ont été payés complètement ou ont été mis dans les mauvaises créances).
- La carte-client en fidéicommis est vide (les sommes ont été utilisées selon les instructions ou ont été remboursées au client).
- Il n'y a plus de travaux en cours (ce n'est pas une obligation du Règlement sur la comptabilité et les nomes d'exercice professionnel des avocats, mais plusieurs logiciels ne vous permettront pas de fermer un dossier s'il reste du temps à facturer)
Vous devrez indiquer la date de fermeture dans votre outil de gestion (ou votre liste de dossiers), afin de pouvoir faire le suivi des 7 ans obligatoires avant la destruction. Le Barreau du Québec, lors d'une inspection professionnelle, vous demandera cette information précise. Dans ce même outil de gestion, n'oubliez pas d'indiquer la boîte et/ou le lieu d'archivage.
Si des documents originaux doivent être remis au client, vous devez lui donner l'opportunité de les reprendre, sans quoi vous ne pourrez pas les détruire (art. 19. du Règlement). Lors de la fermeture, ajoutez une étape afin de vérifier le contenu du dossier et remettez immédiatement les documents au client pour vous éviter de devoir le faire lors de la destruction 7 ans plus tard.
Si le dossier est transféré à un autre avocat pour poursuivre la représentation, assurez-vous de respecter les éléments de l'article 52 du Code de déontologie des avocats.
Références à la législation
Règlement sur la comptabilité et les nomes d'exercice professionnel des avocats, RLRQ c. B-1, r. 5
Art. 18 – Lieu de conservation des dossiers et définition d'un dossier « actif »
Art. 19 – Destruction de documents originaux
Art. 31 – Conservation des documents comptables après la fermeture du dossier
Code de déontologie des avocats, RLRQ, c. B-1, r. 3.1
Art. 53 à 59 Accès à un dossier suite à une cessation d'occuper
Référence au Guide de gestion de la pratique privée
Section 9 G (page 59) La fin du dossier, l'archivage papier et électronique
Référence à L'Alternative
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