Le Lexique juridique annoté

Par Julie Tondreau

Rapport comptable en fidéicommis (mensuel ou annuel)

Rapport obligatoire produit à la fin d'un mois et d'une année, afin de faire le comparatif entre le registre de caisse recette-débours et le relevé bancaire de la même période.

 

Traduction anglaise :

Rapport comptable mensuel en fidéicommis : monthly accounting report 
Rapport comptable annuel en fidéicommis : yearly accounting report 

 

Définition et traduction fournies par Mme Véronique Beaulieu, technicienne juridique, auteure du Guide de gestion de la pratique privée et présidente de L'Alternative, Gestion juridique inc. 


Commentaires de Véronique Beaulieu 

Voir la section Ressources pour les avocats du site du Barreau du Québec, afin de trouver les modèles en format Excel de rapports mensuels et annuels.

Le rapport comptable mensuel contient 5 sections :

Section 1 - Soldes des cartes-clients à la fin du mois

Le solde de chacune de vos cartes-clients doit être reproduit dans cette section. Remplir chacune des colonnes de la section, surtout celle où vous devez indiquer la date de la dernière inscription dans la fiche client.

Section 2 - Liste des chèques en circulation

Si vous avez émis un chèque du compte en fidéicommis dans un mois donné et qu'à la fin de ce mois, le chèque n'a toujours pas été encaissé par le récipiendaire, vous devez l'indiquer dans cette section. N'attendez-pas que le chèque soit encaissé pour entrer les inscriptions dans la carte-client et la caisse recette-débours; il faut le faire lors de l'émission.

Section 3 - Liste des recettes en circulation

Si vous avez reçu des sommes en fidéicommis dans un mois donné mais qu'elles n'ont pas encore été déposées au compte bancaire à la fin de ce mois, indiquez-le dans cette section.

Par exemple :

Vous avez reçu une avance d'honoraires en argent comptant le 28 janvier mais l'avez déposée dans le compte le 3 février. Le 28 janvier, vous deviez avoir indiqué la réception des sommes dans la carte-client et la caisse recette-débours, mais vous ne verrez pas le dépôt dans le compte bancaire sur le relevé du mois de janvier.

Section 4 - Recette et débours du mois courant

Cette section vous demande de puiser des informations dans les rapports de caisse recette-débours (et non le relevé bancaire).

Vous devez indiquer :

  • le solde de la caisse recette-débours du mois précédent (mois calendrier);
  • les recettes du mois (total de toutes les entrées du mois);
  • les débours du mois (total de toutes les sorties du mois);
  • le solde au caisse recette-débours à la fin du mois ;

Un calcul automatique dans le modèle Excel est fait à la dernière ligne du tableau. Ces deux montants doivent êtres identiques. Un message d'erreur apparaîtra si votre section 4 ne balance pas.

Section 5 - État comparatif entre le solde au journal de caisse recette-débours et le solde au relevé de l'institution bancaire

Cette section vous permet de faire la conciliation entre le relevé bancaire et la caisse recette-débours. La seule information à y entrer sera le solde au relevé bancaire à la fin du mois. Si les deux totaux à la dernière ligne du tableau sont identiques, votre rapport est concilié.

Que faire si la période de votre relevé bancaire n'est pas du 1er au 30/31 de chaque mois?

Assurez-vous que votre compte bancaire est effectivement un compte spécifiquement prévu pour la fidéicommis auprès de votre institution bancaire. Si possible, demandez à l'institution bancaire de changer la période ou de transférer vers un compte de banque différent avec la bonne période mensuelle. Même si l'opération est lourde, vous éviterez bien des mots de tête à long terme. Si vous devez tout de même produire des rapports avec un compte bancaire décalé du mois calendrier, ne prenez pas la période du relevé bancaire pour concilier, gardez les dates du mois calendrier. Ce qui veut dire que vous devrez avoir deux relevés bancaires en main pour concilier un mois calendrier.

Le rapport comptable annuel est différent en ce qu'on vous demande à la section 4, d'indiquer le total des recettes et des débours de la caisse recette-débours, pour chaque mois de l'année calendrier. Votre année financière est différente de l'année calendrier? Vous devez tout de même produire le rapport pour une année calendrier. 

 

Références à la législation

Règlement sur la comptabilité et les nomes d'exercice professionnel des avocats, RLRQ c. B-1, r. 5

Art. 40 – Conservation des registres pour chaque compte général en fidéicommis

Art. 41 – Contenu du rapport comptable mensuel

Art. 42 – Contenu du rapport comptable annuel

Code de déontologie des avocats, RLRQ, c. B-1, r. 3.1

Art. 135 Réponse au syndic

 

Référence au Guide de gestion de la pratique privée

Section 11 G et H (pages 83 à 85) La conciliation mensuelle et annuelle en fidéicommis

 

Référence à L'Alternative

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L’Alternative vous permet de saisir les transactions en fidéicommis et produire les rapports obligatoires, entre autres les rapports comptables mensuels et annuels.

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